Cada agendamento sai da agenda real.
O agente consulta os horários que o profissional tem realmente livres, reserva em nome do paciente e depois remarca, cancela ou confirma. A recepção vê o mesmo calendário.
Um único interruptor liga as ferramentas do agente e o módulo Agendamentos no CRM. Vem desligado.
Quinta-feira, 20 de agosto
Duas agendas diferentes, e não se atropelam.
O Victoria CRM tem dois módulos de calendário e eles resolvem coisas diferentes. A confusão sai cara: acaba-se marcando uma consulta médica na agenda de reuniões do vendedor.
A recepção e o agente olham a mesma agenda.
Não existe uma agenda para o chat e outra para o balcão. Os horários que o agente oferece saem da mesma grade que vê quem atende o telefone, e se atualizam sozinhos quando qualquer um dos dois salva um agendamento.
Da mensagem ao horário, sem inventar nada.
O agente de vendas não improvisa horários nem dá como certo um agendamento que não foi salvo. Cada passo sai de uma consulta ao sistema.
María González
O horário se fecha na conversa.
O paciente escreve do jeito dele, e o agente responde com horários que existem de verdade na agenda do profissional. Não há formulário, nem link, nem uma pessoa do outro lado.
O agente se move dentro do que você define.
Tudo o que segue é configurado por empresa e o agente respeita sem que seja preciso escrever no prompt.
Comparecimento, absenteísmo e agenda ocupada.
Os números de agendamentos vivem no Dashboard do CRM, com os mesmos filtros de data que o resto dos relatórios. Doze indicadores e sete cortes: por profissional, por tipo de agendamento, por área, demanda por dia da semana e por hora, status e quem cadastrou cada agendamento.
O que sempre nos perguntam.
Qual é a diferença para Agenda e reservas?
Agenda e reservas é o calendário do vendedor: reuniões, visitas e seu link público de reserva. Consultas e agendamentos é a agenda de quem atende: profissionais com horário semanal, tipos de agendamento com duração e preparo prévio, pacientes e status. São módulos distintos, são ativados separadamente e não compartilham configuração.
Serve se eu não for um consultório médico?
Sim. O modelo é profissional, tipo de agendamento e horário semanal, então funciona igual para um escritório, uma oficina, um centro de estética ou qualquer operação que marque horários com uma pessoa concreta. Os nomes das áreas e dos tipos de agendamento quem põe é você.
O agente pode inventar um horário?
Não. A disponibilidade tem uma única fonte e é o sistema: a ferramenta que devolve horários livres é a única entrada válida, e as áreas, os tipos de agendamento e os profissionais precisam estar cadastrados para existirem. Ele também não pode dar como confirmado um agendamento que não ficou salvo.
O que acontece se o paciente quiser cancelar em cima da hora?
Depende do prazo mínimo de mudanças que você tiver configurado. Se o agendamento cai dentro desse prazo, o agente não cancela nem oferece outro horário: diz para ele falar diretamente com o consultório. Pelo CRM, por outro lado, a equipe cancela ou move sem restrição.
O lembrete é enviado sozinho?
Só se você ligar: vem desligado. Com a janela de 24 horas do WhatsApp fechada é preciso um modelo aprovado da Meta, com seu número oficial e suas variáveis atribuídas. Se faltar alguma, o lembrete não sai, para não gastar uma mensagem que a Meta vai recusar.
Cada profissional pode ver só a sua agenda?
Sim. A permissão de agendamentos tem um nível "somente o meu" que se apoia no vínculo entre a ficha do profissional e seu usuário do CRM. Também existe o nível de somente leitura, para quem precisa olhar a agenda inteira sem mexer em nada.
O que está em volta.
Traga a agenda da sua semana para a demo.
Cadastramos os seus tipos de agendamento e o horário de um profissional, e testamos ao vivo se o agente oferece exatamente os horários que você tem livres.