Da fatura ao ERP, sem digitar.
Chega em PDF, foto, e-mail ou WhatsApp. O agente a lê, vincula à ordem de compra e a registra em menos de 2 minutos.
Sem digitação · Sem lançamento duplo · Sem erros de transcrição
Entra por onde chegar.
Não é preciso pedir ao fornecedor que mude o jeito de faturar.
Um comprovante, quatro segundos de trabalho humano.
Você encaminha a fatura. O resto o agente faz dentro do seu sistema.
O que lê de cada comprovante.
Os cinco grupos de dados de que o ERP precisa para registrar a fatura sem que ninguém digite.
Cada fatura, cruzada contra o seu documento de respaldo.
Conforme o jeito de a sua empresa comprar, a fatura é cruzada contra a ordem de compra —a nota de pedido já lançada no ERP— ou contra o remito da mercadoria recebida. E antes de confirmar qualquer coisa, compara item por item.
Dez motivos pelos quais uma fatura não é lançada sozinha.
Quando qualquer um destes controles dispara, a fatura não entra no ERP: fica em revisão, com o motivo escrito e o comprovante à vista, e quem decide é uma pessoa. Cada controle é ativado ou desativado por empresa.
Três controles que deixam de depender da memória.
O que acontece quando algo não fecha.
O agente não completa um registro com dados que não leu. Quando aparece uma exceção, ele a encaminha com o caso completo.
O que acontece se a fatura não tiver ordem de compra?
O agente não a registra por conta própria. Fica em revisão, com o alerta e o comprovante à vista, e é encaminhada para a pessoa responsável definir como imputá-la.
E se um produto da fatura não estiver no seu catálogo?
Depende de como você configurar. Se habilitou o cadastro automático, ele o cria com a sua descrição, o seu preço, a sua alíquota de IVA e o seu fornecedor. Se preferir que não, a fatura fica em revisão até que alguém aprove o produto novo. Nos dois casos, o código com que esse fornecedor o nomeia fica guardado na ficha: a próxima fatura já o reconhece sozinha.
E se o comprovante chegar ilegível?
Marca o comprovante como não processável, avisa pelo mesmo canal por onde chegou e pede o reenvio. Nunca preenche campos com dados estimados: sem data de emissão legível, por exemplo, a fatura não entra no ERP de jeito nenhum.
Que tolerância de diferença ele aceita?
Os arredondamentos não travam um lançamento: as diferenças de preço contra o documento são toleradas até uma margem pequena, e acima disso a fatura não é lançada sozinha. O que você define é qual controle trava um lançamento: cada alerta —preço, quantidade, faltas, duplicados, condição de pagamento— é ativado ou desativado por empresa.
Dá para revisar tudo antes de impactar o ERP?
Sim. Você pode deixar o agente em modo proposta: ele prepara o registro completo e o deixa em espera até que uma pessoa o confirme.
Dá para testar sem tocar no ERP?
Sim, e é assim que toda implementação começa. Em modo de testes o comprovante é processado inteiro —leitura, reconhecimento de produtos, vinculação e validações— e no final tudo é desfeito: não fica nada escrito. Você vê o registro de cada simulação para revisar o que teria acontecido.
Onde ficam os comprovantes originais?
O arquivo original fica vinculado ao registro no seu sistema de gestão, para que o comprovante e o seu lançamento estejam sempre juntos.
O que se conecta com isto.
Traga uma fatura sua para a reunião.
Nós a processamos com você ao vivo, contra as suas regras de imputação, e mostramos como fica o registro no seu sistema.